ムダな会議を減らすスケジュール管理術でチームの働き方を改善する方法

最終更新日：2025/09/22

近年、リモートワークやオンライン会議が普及し、会議の回数が増えたと感じている人は少なくありません。「会議が多すぎて本来の業務が進まない」「議題がまとまらず時間ばかり取られる」といった悩みは、あらゆる業種で共通する課題です。

本記事では、ムダな会議を減らすためのスケジュール管理術を紹介するとともに、活用できる業務効率化ツールをピックアップして解説します。

会議を減らしつつ生産性を高めたい方に役立つ内容となっています。

ムダな会議が生まれる原因とは

会議が多くなり、結果的に時間の浪費につながってしまうのは、いくつかの典型的な原因があります。

こうした会議は「必要だから開かれる」わけではなく、惰性や習慣から続いてしまうケースも少なくありません。では、どうすれば会議を効率化し、必要なものだけに絞れるのでしょうか。

まず大切なのは「会議の必要性をスケジュール段階で判断する」ことです。スケジュール管理術を活用することで、会議を本当に必要なものだけに削減できます。

これらを徹底するには、従来のカレンダーや手帳だけでは不十分です。業務効率化ツールを組み合わせることで、より実践的に管理できます。

ここからは、会議を減らしつつ効率的に仕事を進められる代表的な業務効率化ツールを紹介します。

Googleカレンダーは基本中の基本ですが、使い方次第で大きな効果を発揮します。会議招集時には目的やアジェンダをイベント名に含めることで、無駄な招集を防ぐことができます。また、参加者の予定を自動で調整できるため、スケジュール調整にかかる時間も短縮できます。

Notionはドキュメント共有やプロジェクト管理に強いツールです。「会議で話すべき内容」を事前にページとして作成し、全員が事前にコメントできる仕組みを作ることで、会議自体をなくすことが可能です。また、議事録を同じスペースに保存できるため、会議後のタスク抜け漏れを防げます。

Asanaはタスク管理に特化したツールです。進行中の業務をタスク化し、進捗を可視化することで「この案件の進捗確認のために会議をする」という必要がなくなります。担当者・期限・進捗が一目でわかるため、会議よりも効率的に情報共有が可能です。

Microsoft Teamsはチャット・通話・ファイル共有が一体化したツールです。情報共有をTeamsに一本化すれば、わざわざ会議を開かなくても確認できます。また、会議を開く場合も自動で議事録を保存できる機能があるため、記録の手間が省けます。

Slackはビジネスチャットの定番ツールです。日常的な情報共有や軽い相談をSlackで済ませることで、会議に持ち込む必要がなくなります。チャンネルを細かく分けて運用することで、必要な人だけが情報を把握できる仕組みを作れます。

ネットで調査したところ、あるIT企業では「会議が多すぎて生産性が落ちている」との課題を受け、NotionとAsanaを導入しました。

結果として、以前は週3回行っていた定例会議を週1回に減らすことに成功し、年間で数百時間もの削減につながったそうです。

また、外資系企業の一部では「30分以上の会議は禁止」というルールをGoogleカレンダーで設定。

自動的に会議時間が制限されるため、参加者全員が集中し、短時間で結論を出す文化が根付いた事例も報告されています。

会議削減はツール導入だけでなく、個々の習慣改善も欠かせません。以下のような習慣を取り入れることで、さらに効率化が進みます。

これらを日常的に実践することで、「会議＝必要なものだけ」という意識が浸透していきます。

ムダな会議を減らすことは、業務効率化の大きな一歩です。スケジュール管理術を徹底し、GoogleカレンダーやNotion、Asana、Teams、Slackといったツールを活用することで、必要な会議に集中できる環境が整います。

大切なのは「会議そのものを減らす」だけでなく、「会議をしなくても成果を出せる仕組み」を作ること。本記事で紹介した方法を参考に、自社の業務に合った仕組みを取り入れてみてください。